Erreichen Sie Compliance mit wenig Aufwand

Die Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen — Compliance — zur Aufbewahrung von Geschäftsdaten bedeutet Aufwand. Sie nicht zu erfüllen, hat steuer- und haftungsrechtliche Unternehmensrisiken sowie Reputationsschäden gegenüber Kapitaleignern und Kunden zur Folge.

Compliance-Anforderungen beinhalten die Gewährleistung der Unverändertheit, Authen­tizität, Vollständigkeit, Lesbarkeit und Versteh­barkeit der Archiv­daten über Aufbewahrungszeitträume von bis zu mehreren Jahrzehnten. Auch die nachvollziehbare Dokumentation der Archivprozesse ist gefordert.

  • Compliance eingebaut — CHRONOS-Funktionen sind konform mit ISO 14721 («Open Archival Information System») und erfüllen übliche Compliance-Anforderungen. Damit minimieren Sie Risiken und erhöhen die Sicherheit und Qualität von Produkten und Dienstleistungen.
  • «eDiscovery» leicht gemacht — Bei Audits und Revisionen sowie in Behörden- und Gerichtsverfahren können Sie die verlangten Archiv­daten rasch finden, in der gewünschten Form vorlegen und Ihre Rechenschaftspflichten mit wenig Aufwand erfüllen.

Die professionellen Compliance-Optionen von CHRONOS sind sowohl bei der Online-Archivierung wie der Retirement-Archivierung verfügbar und erfüllen auch höchste Ansprüche:

  • Storage-Adapter — Nutzen Sie zur Speicherung Ihrer CHRONOS-Archivdaten neben normalen Dateisystemen auch zertifizierte Spezialsysteme wie EMC Centera®, IBM Information Archive®, Hitachi HCAP®, FAST LTA Silent Cube® und weitere.
  • Verschlüsselung — Lassen Sie CHRONOS automatisch sämtliche Archivdaten mit dem internationalen Industriestandard AES verschlüsseln (optional).
  • Benutzerrechte und -rollen — Beschränken Sie den Zugriff von Archivbenutzern auf diejenigen Archivteile, welche die Benutzer für ihre Arbeit benötigen. Nutzen Sie in Fällen von vermutetem Datenmissbrauch das Audit-Log, um jeden Benutzerzugriff auf ein Archiv nachzuweisen.
  • Retention Management und Legal Hold — Verhindern Sie die ungewollte und manipulative Löschung von Archivdaten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (z.B. zehn Jahre nach Abschlussdatum einer Bestellung) und während Gerichtsverfahren. Verhindern Sie umgekehrt, dass Archivdaten länger als nötig aufbewahrt werden, indem Sie CHRONOS Archivdaten mit abgelaufener Aufberwahrungsfrist löschen lassen (nach manueller Bestätigung).
  • Archiv-Dokumentation — Fügen Sie einem Archiv nach Bedarf zusätzliche Dokumente bei (zum Beispiel Verfahrensdokumentationen, Handbücher, Projektunterlagen), um seine Verstehbarkeit und die gesetzlich geforderte Nachvollziehbarkeit der Archivprozesse zu gewährleisten. Diese Dokumente werden zusammenn mit den Daten unveränderlich aufbewahrt.
  • Elektronische Signaturen — Belegen Sie beweiskräftig den Archivierungszeitpunkt sowie die Integrität und Authentizität der Archiv­daten durch elektronische Signaturen und Zeitstempel nach dem Signaturgesetz (optional).
  • IDEA-Export — Exportieren Sie Archivdaten im Format IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) für die Finanz- und Wirtschaftsprüfung sowie interne Revision.
  • Abfrage-Anonymisierung — Anonymisieren Sie regelbasiert Datenteile in Suchresultaten serverseitig, also vor der Auslieferung der Resultate über das Netzwerk an den Client.